Une chose que la pandémie de coronavirus a cimentée pour moi est que l'adaptabilité est la clé du succès. Sans avoir le temps de se préparer, les chefs
d'entreprise ont dû soudainement abandonner des stratégies éprouvées pour se tourner vers l'inconnu et la méconnaissance.
Ce changement a conduit à la croissance du commerce électronique (consultez notre série sur le commerce électronique, A Guide To Getting Online, dont la
première partie est consacrée à la stratégie commerciale et la deuxième à la technologie) et à l'essor des réunions en ligne, des happy hours virtuels
et des formations à domicile.
Lorsqu'il s'agit de passer d'un événement en personne à un événement virtuel, la première chose à savoir est que tout ne se passera pas en douceur. Il
y a certaines choses que votre événement virtuel ne pourra pas simuler. Mais comme l'a dit Ben Franklin, "en ne se préparant pas, vous vous préparez
à échouer", il est donc essentiel d'essayer de se préparer aux choses que vous pouvez contrôler.
S'engager auprès de vos participants avant, pendant et après votre événement
Lors de la planification de votre événement en ligne, vous devez être prêt à impliquer votre public tout au long de la manifestation. Cela signifie que
vous devez créer du contenu et atteindre votre public avant, pendant et après votre événement.
Comme le type d'engagement que vous ferez variera en fonction de l'endroit où vous vous trouvez dans le processus, voici quelques exemples de types d'opportunités
d'engagement qui s'offrent à vous :
Opportunités d'engagement avant votre événement
Création d'événements : c'est là que le caoutchouc rencontre la route. C'est ici que vous allez définir la structure de votre événement.
Quel est l'objet de l'événement, qui sont vos intervenants et pourquoi les gens doivent-ils en entendre parler ?
Comment allez-vous transmettre ces informations à votre public ?
Quelles sont vos exigences techniques pour organiser cet événement ?
Avant toute chose, vous devrez répondre à toutes ces questions pour pouvoir commencer à prendre des dispositions et à créer du contenu.
Contenu promotionnel : en tant que spécialistes du marketing, il s'agit des éléments amusants que vous pouvez créer pour faire connaître
votre événement aux gens.
Cela peut inclure :
- des messages sur les médias sociaux pour promouvoir l'inscription,
- des courriels promotionnels à votre base de données (et n'oubliez pas de mettre en place des courriels de confirmation programmés, des courriels de suivi aux non-ouverts, des courriels de rappel avant l'événement, etc,)
- les pages de renvoi de l'événement,
- des vidéos promotionnelles de vos intervenants,
- des mini-remorques d'événements que vous pouvez exploiter sur les médias sociaux, etc.
En matière de matériel promotionnel, les possibilités sont illimitées et dépendent de votre imagination. Alors que vous commencez à diffuser tout ce contenu
à votre public, voici quelques conseils à garder à l'esprit :
- Faites la promotion le mardi (22 % des inscriptions ont lieu le mardi) ;
- Faites la promotion le matin (la plupart des inscriptions ont lieu entre 8 et 11 heures) ;
- Faites la promotion de votre événement 4 à 6 semaines à l'avance ;
- Le courrier électronique reste le meilleur moyen d'obtenir des inscriptions pour les événements en ligne ;
- Veillez à promouvoir votre événement sur votre site web (de préférence une page de renvoi avec un formulaire d'inscription) ;
- Associez-vous à une autre entreprise (éventuellement une entreprise du même secteur que vos conférenciers) afin de maximiser l'audience de votre événement.
Personnalisez votre événement : pour les événements en ligne, vous utiliserez probablement un outil de conférence comme GoToWebinar (l'outil
de communication préféré de tous les consultants de WSI !) ou Zoom. Ces produits vous permettent de créer des pages d'inscription pour votre événement
en ligne, que vous pouvez ensuite personnaliser aux couleurs de votre marque.
Autant que possible, vous le voulez :
- Attirer l'attention sur la forme et utiliser des couleurs contrastées mais complémentaires ;
- Créer des questions d'inscription personnalisées ;
- Garder tout ce qui est important à propos de votre événement au-dessus du pli ;
- Faire ressortir vos appels à l'action (CTA) ;
- Veiller à optimiser votre page d'inscription pour les téléphones portables.
CONSEIL PRO : Des sites comme Canva ou Bannersnack peuvent vous aider à créer de belles images et bannières sociales. Promo.com est idéal pour les vidéos professionnelles de bricolage.
Opportunités d'engagement pendant votre événement
Vous avez fait le travail nécessaire, vous avez fait la promotion de votre événement et votre public s'est montré. Il est maintenant temps de calmer les
papillons et de commencer. Comment vous assurer que votre public s'engage pendant la session et qu'il reste intéressé ?
Utilisez les webcams : Le facteur humain ne peut être sous-estimé. Les gens veulent entendre ce que les autres ont à dire et s'engager
avec eux. Il est cruel et inhabituel de faire s'asseoir votre public chez lui et de le faire simplement regarder une présentation PowerPoint sans pouvoir
entrer en contact avec l'orateur. Et votre événement en souffrira ! Assurez-vous donc que vos orateurs sont prêts à partager leur caméra avec le public
(voir quelques conseils pour optimiser votre webcam ci-dessous !)
Posez vos questions aux intervalles prévus : Organisez cela à l'avance avec les coorganisateurs de votre événement - et pratiquez la transition
entre l'événement et les questions ! Souvenez-vous de Ben Franklin - "en ne vous préparant pas, vous vous préparez à échouer" !
CONSEIL : Préparez les questions à l'avance, au cas où vous devriez préparer votre public pour qu'il commence à poser des questions.
Utilisez les sondages : Encore une fois, vous devez préparer cela à l'avance avec les coorganisateurs de votre événement, mais pensez
aux questions que vous voulez poser à votre public.
- Utilisez des questions qui brisent la glace, telles que "Êtes-vous une personne à chien ou à chat" ou "Quelle émission de Netflix organisez-vous actuellement ?
- Utilisez des questions de collecte d'informations, telles que "Comment vos efforts de génération de prospects ont-ils changé pendant COVID-19 ?
- Utilisez des questions de planification de l'avenir, telles que "Sur quoi aimeriez-vous que nos futurs événements se concentrent" ou "Sur quel sujet aimeriez-vous en savoir plus".
Vous devrez vous exercer à ce que vous ferez pendant le déroulement du sondage (puisque vous n'attendrez que les réponses). Soyez prêt à commenter les
réponses les plus importantes.
CONSEIL : Ne posez jamais une question de sondage pour laquelle vous n'êtes pas prêt à partager la réponse !
Utilisez des vidéos : Si elles sont utilisées correctement, les vidéos peuvent être un excellent moyen de vous accorder une pause rapide
pendant un événement et de captiver encore plus votre public. Et les vidéos vous permettent d'atteindre un niveau de perfection que vous n'atteindrez
jamais lors d'un événement en direct, alors assurez-vous d'en tirer parti !
Opportunités d'engagement après votre événement
Après des semaines de travail, c'est fini ! Votre événement a été un grand succès, vous avez obtenu une tonne de nouvelles pistes, et maintenant vous pouvez
vous détendre.
Pas si vite ! Les possibilités d'engagement se poursuivent après votre événement :
Tirez profit de l'enregistrement de votre événement : Vous disposez maintenant de cet excellent enregistrement (avec un contenu qui peut
durer des heures) que vous pouvez utiliser autant que vous le souhaitez. Assurez-vous d'ajouter l'enregistrement à votre courriel de suivi de l'événement.
Et partagez votre enregistrement sur votre page de destination post-événement. Assurez-vous de recueillir des informations par e-mail auprès des personnes
qui regardent votre enregistrement - ce sont là des pistes potentielles supplémentaires !
CONSEIL : assurez-vous de personnaliser le courriel pour les participants et les non-participants à votre événement - le message doit
être différent pour les deux.
Examinez l'analyse post-événement : Il est toujours essentiel de faire un compte rendu de l'événement et de passer en revue ce qui a fonctionné
et ce qui n'a pas fonctionné lors de votre événement. Les analyses de votre tableau de bord GoToWebinar ou Zoom vous indiqueront le nombre de participants,
la durée de leur participation, les questions qu'ils ont posées, et bien d'autres choses encore. Prenez le temps d'examiner ces données et de prendre
des notes sur ce qui a fonctionné et ce que vous devez améliorer pour la prochaine fois.
CONSEIL : Utilisez les questions du public de votre événement comme moyen de suivi auprès des participants et pour créer éventuellement
d'autres événements et contenus à l'avenir.
Utilisez votre enregistrement pour créer un contenu évolutif : Maintenant que votre événement est terminé, vous devez tirer de votre enregistrement
le plus grand nombre possible de contenus pertinents. Au-delà du simple partage de l'enregistrement dans votre base de données, vous pouvez utiliser
la vidéo pour :
- Créer des articles de blog résumant l'événement. Vous pouvez également demander aux intervenants de votre événement de contribuer au contenu de votre blog (ou leur demander d'ajouter votre billet sur leur site web !);
- Créer un livre électronique ou infographique pour mettre en valeur les enseignements essentiels de votre événement en ligne ;
- Créer des vidéos courtes et pratiques à partir de bribes de votre enregistrement principal ;
- Transformez votre webinaire en un SlideShare ;
- Transformez des citations, des statistiques et des éléments clés à emporter en messages de médias sociaux que vous pouvez partager sur vos différentes propriétés sociales.
Et une dernière chose - Conseils pour bien paraître et être bien vu à la caméra
Le monde est plein d'enregistrements de webcam qui sont faibles, distrayants et tout simplement embarrassants. Si vous faites le grand saut et que vous
organisez votre événement en ligne, vous devez faire de votre webcam votre amie. Nous avons donc dressé une liste des choses à faire et à ne pas faire
en matière de webcam et d'espace événementiel que vous voudrez garder à l'esprit pour votre prochain événement ou réunion en ligne :
- Placez votre webcam à hauteur des yeux et regardez-les souvent (mais ne les fixez pas ! Cela peut être tout aussi déconcertant que de regarder sur le côté tout le temps que vous parlez).
- Si vous vous inquiétez des problèmes de webcam, gardez les commandes de votre webcam à portée de main pendant votre présentation, afin de pouvoir arrêter de partager à tout moment.
- Liste de contrôle en ligne pour le déplacement de votre événement
- Ajoutez un éclairage approprié et assurez-vous que vous êtes assis face à une lumière douce, comme celle d'une fenêtre.
- Si vous portez des lunettes, veillez à ajuster la luminosité de l'écran pour réduire l'éblouissement sur vos verres et améliorer l'éclairage général.
- Supprimez tout encombrement inutile de l'arrière-plan et mettez votre logo en valeur.
- Choisissez un endroit qui a une excellente acoustique et qui est calme pour la durée de votre événement.
- Ne comptez pas sur le Wi-Fi - assurez-vous d'avoir une connexion internet filaire pour votre session. Prévoyez au moins une sauvegarde (téléphone portable, tablette, ordinateur portable secondaire), juste au cas où.
- Investissez dans un micro et un casque appropriés - il n'y a rien de pire que d'avoir passé tout ce temps et ces efforts sur un événement, puis de découvrir que votre son est horrible.
- Prévoyez un deuxième moniteur (ou plus) pour votre présentation.
- Éliminez les distractions et n'essayez pas de faire plusieurs choses à la fois. Concentrez-vous à 100 % sur votre événement et présentez-le - votre public l'appréciera.
En conclusion
En fin de compte, qu'il soit en personne ou virtuel, votre événement doit apporter une valeur ajoutée à votre public. Il est essentiel de rechercher et
de trouver des sujets qui les intéressent, ce qui permettra d'obtenir un excellent contenu promotionnel et de créer un événement en ligne passionnant.
Avec un bon sujet, un bon plan et notre liste de conseils, votre prochain événement en ligne sera certainement un succès ! Bonne chance !
