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Préparer des réunions virtuelles lorsque le coronavirus annule les réunions en face à face

Daniel Depaz - vendredi, mars 13, 2020
Préparer des réunions virtuelles lorsque le coronavirus annule les réunions en face à face
 
 
Compte tenu des événements, je me permet de traduire et de partager avec vous cet article très bien fait.

 

Comment le COVID-19 oblige les organisateurs de réunions à reporter ou à annuler des événements, les planificateurs devraient examiner des alternatives viables.

De nombreuses entreprises ont commencé à interdire tous les voyages, sauf les voyages "critiques pour les affaires", à la lumière de la pandémie COVID-19, et un nombre croissant d'événements très médiatisés (Google Cloud Next, Aruba Networks' Atmosphere '20 Las Vegas) ont été remplacé par des rencontres virtuelles.
Des programmes de formation, des conférences, des conventions et des réunions sont annulés de gauche à droite.
De nombreuses entreprises ont commencé à interdire tous les voyages, sauf les voyages "critiques pour les affaires", à la lumière de la pandémie COVID-19, et un nombre croissant d'événements très médiatisés (Google Cloud Next, Aruba Networks' Atmosphere '20 Las Vegas) ont été remplacé par des rencontres virtuelles. Des programmes de formation, des conférences, des conventions et des réunions sont annulés un peu partout.
De nombreux employés (et même des organisations entières) sont soudainement invités à travailler à domicile.
Le problème est que de nombreuses organisations n'ont pas de structure ou de processus existants pour la collaboration à distance.
Bien que rien ne puisse remplacer les avantages uniques des réunions en face à face, les événements virtuels - s'ils sont organisés de manière réfléchie - peuvent donner des résultats étonnamment puissants.
Voici quelques suggestions pour y parvenir.
Lorsque la rencontre en face à face n'est pas une option ou est découragée, encouragez les responsables et les employés à se demander comment ils peuvent atteindre les mêmes objectifs commerciaux.
La première réponse - et souvent la bonne - sera la suivante : "Il n'y a tout simplement pas de substitut à l'interaction en face à face".
Les différentes unités et départements de l'entreprise doivent se demander quels objectifs ne peuvent être atteints sans rencontres en face à face, et pourquoi. Remettre en question les hypothèses et repousser les limites.
Faites un brainstorming sur les alternatives et testez-les avec d'autres personnes extérieures au groupe. Par exemple, votre hypothèse initiale peut être que l'équipe de projet doit travailler en face à face au moins une fois par mois pour aplanir les différences et créer des solutions communes.
Mais en examinant cela de plus près, il peut devenir évident qu'en suivant avec diligence un nouveau processus pour signaler les problèmes via un portail partagé, un fil de discussion ou un courriel, et en réfléchissant à des solutions via des conférences téléphoniques hebdomadaires facilitées, votre équipe peut renoncer aux réunions mensuelles au profit de réunions trimestrielles.
Ou peut-être votre nouvelle équipe de direction vient-elle d'être nommée et vos nouveaux objectifs et indicateurs de réussite viennent-ils d'être définis. Vous êtes fortement dépendants les uns des autres pour que l'équipe réussisse et vous avez peu de temps pour atteindre vos objectifs. Les membres de l'équipe viennent de différents endroits et de différentes disciplines. La plupart d'entre vous ne se sont jamais rencontrés. Vous devez vous rencontrer en personne pour apprendre à vous connaître et pour commencer à établir la confiance. Dans ce cas, vous avez peut-être raison : Les rencontres en face à face seront essentielles pour aider cette nouvelle équipe à se regrouper rapidement. Toutefois, la logistique ou les règles établies par votre organisation ou votre secteur d'activité peuvent exiger que vous vous rencontriez virtuellement jusqu'à ce que vous, votre organisation et/ou les autorités compétentes jugent qu'il est relativement sûr de voyager sans inquiétude.

Explorez vos alternatives de face à face

Si vous concluez que les réunions en face à face ne sont tout simplement pas possibles pour le moment, les options viables dépendront de nombreuses variables - telles que les résultats souhaités, l'importance des enjeux, les perceptions et les prédispositions des participants, la familiarité des participants entre eux, les lieux géographiques et les différences culturelles.
Considérez ces options pour augmenter vos événements en personne ou pour les remplacer complètement si nécessaire :
Des réunions virtuelles, avec une planification délibérée et une excellente animation. Si votre groupe doit s'appuyer plus qu'auparavant sur des formes de communication virtuelles, assurez-vous que les réunions sont planifiées de manière réfléchie.

Voici quelques questions auxquelles il faut répondre lors de la planification des réunions virtuelles :

  • Quels sont les objectifs ? (par exemple, prise de décision, rapport sur les questions, échange d'informations, etc.)
  • Qui devrait participer aux réunions régulières, si ce n'est pas tout le monde ?
  • Quelqu'un peut-il participer "à mi-chemin" ? Par exemple, est-il acceptable que les membres lisent et envoient des courriels pendant la réunion, ou prennent d'autres appels s'ils viennent ? Si oui, dans quelles circonstances ?
  • Si différentes cultures nationales sont impliquées, avez-vous établi des normes concernant l'utilisation de l'anglais (par exemple, éviter l'utilisation d'idiomes et d'argot local), le besoin de temps de traduction ou le désir de garder des réponses concises et brèves ?
  • À quelle heure et pour combien de temps devez-vous programmer la réunion virtuelle ? Les horaires sont-ils aussi pratiques (ou peu pratiques) pour tous les participants ? Pouvez-vous envisager de changer l'heure une semaine sur deux ou un mois, pour que tout le monde soit sur un pied d'égalité ?
  • Qui décide des thèmes de l'ordre du jour ? Comment les sujets sont-ils communiqués ? Par qui ? Qui a la parole ?
  • Quelle préparation est nécessaire pour que les participants utilisent au mieux le temps de réunion ? Qui s'assure que chacun sait ce qu'il doit faire pour se préparer ? Que se passe-t-il si certaines personnes viennent préparées et d'autres non ?
  • Qui facilite l'appel ? Quels sont les principes à respecter pour rester sur la bonne voie ?
  • Quelqu'un enregistre-t-il les décisions prises, les comptes rendus, etc. Si oui, qui ? Cette responsabilité est-elle assumée à tour de rôle ?
  • Quels mécanismes supplémentaires l'équipe utilisera-t-elle pour partager des idées, apporter des contributions, etc. entre les réunions (par exemple, un portail d'équipe asynchrone, des chats de groupe, des MI, des courriels, etc.)
  • Quelqu'un a-t-il sécurisé les liens audio et vidéo et les codes d'accès, et donné les autorisations nécessaires à chacun à l'avance ? Disposez-vous d'une bande passante, de ports, etc. suffisants pour accueillir tout le monde ?
 
La vidéoconférence, en particulier pour les moments où le fait d'assister à une communication non verbale contribuera aux objectifs généraux du groupe :
Répétez la liste de contrôle ci-dessus, ainsi que les points suivants.

 
  • Tous les participants ont-ils un accès raisonnable à la technologie de la vidéoconférence, où qu'ils se trouvent ?
  • Avez-vous établi un ordre du jour et prévu le temps nécessaire pour atteindre vos objectifs, tout en utilisant au mieux cette technologie ? (Par exemple, il est probablement judicieux de demander aux participants de passer en revue tout document pertinent à l'avance, puis d'utiliser le temps de la vidéoconférence pour discuter des problèmes, des différences d'opinion ou des solutions, plutôt que d'utiliser le temps pour présenter simplement des documents).
  • Si des présentations doivent être faites, comment ? Par exemple, seront-elles envoyées à l'avance pour être discutées lors d'une réunion ? Ou seront-elles présentées à la caméra ou visionnées par chaque participant sur son ordinateur portable ? Cela aura une incidence sur la planification et la conception de la présentation ainsi que sur l'ordre du jour.
  • La technologie permet-elle une communication fluide et régulière, ou faut-il prévoir du temps pour de longues pauses entre les orateurs ?
  • Pouvez-vous éviter de programmer des vidéoconférences autour des repas ? La vue et le son des personnes qui boivent et mâchent peuvent être distrayants, au mieux.
  • Qui est responsable de la réservation des systèmes et de la salle de conférence, le cas échéant ?
 
Le courrier électronique, qui peut contribuer à favoriser et à maintenir une communication ouverte, s'il est utilisé judicieusement. Les questions auxquelles il faut répondre peuvent inclure :

  • Qui est sur la liste des destinataires et qui reçoit un cc ? Dans quelles circonstances ? Quelles sont les implications ? (Par exemple, les personnes figurant sur la liste "à" doivent fournir une réponse ; celles qui sont cc'd ne le font pas).
  • Devriez-vous attribuer une convention qui évoque un sentiment d'urgence relative ? (Par exemple, les personnes figurant sur la liste "à" doivent fournir une réponse ; celles qui sont "cc" ne le font pas) : Un "U" dans la ligne d'objet indique l'urgence, un "A" indique qu'une action quelconque est requise et un "I" signifie "FYI only").
  • Avez-vous convenu d'une norme pour le délai d'exécution ? Dans quels cas ? Certaines personnes du groupe ont-elles besoin d'un délai d'exécution plus court que d'autres ? (Par exemple, vos collègues en Asie ont-ils besoin d'une réponse plus rapide afin de pouvoir obtenir la réponse dont ils ont besoin pour le lendemain) ?
  • Avez-vous des normes en matière de brièveté, d'exactitude et de clarté ? (Ceci est particulièrement important lorsque le groupe comprend des personnes dont l'anglais n'est pas la langue maternelle).
  • Avez-vous convenu des cas où le courrier électronique est ou n'est pas approprié ? (Exemple : N'utilisez pas le courrier électronique publiquement pour vous "interpeller" sur des erreurs ou des problèmes. Si vous devez le faire, limitez la liste de distribution au plus petit nombre de personnes possible).
  • Y a-t-il des contraintes quant à la taille des pièces jointes que vous pouvez envoyer ? Si oui, avez-vous désigné une application qui peut être le dépôt de documents partagés, comme un Google Drive ou une Dropbox ?
 
Pour toute plate-forme virtuelle qui repose sur une interaction en temps réel :

  • Tout le monde a-t-il un accès égal à la technologie ? Si oui, sait-il comment y accéder et l'utiliser ?
  • Avez-vous convenu de principes concernant le calendrier, le déroulement de l'ordre du jour, la facilitation des questions et réponses, la propriété des procès-verbaux et d'autres éléments clés ?
  • Communiquerez-vous à la fois verbalement et en tapant dans un espace de travail partagé ?
  • Chacun a-t-il reçu les documents de révision bien avant la session, de sorte que les participants puissent faire la queue pour obtenir ce dont ils ont besoin à l'avance ?
Les applications de réunion en ligne, ainsi que l'audio/vidéo (que vous utilisiez une ou plusieurs applications simultanément) peuvent être un moyen efficace de partager des informations, de coordonner les discussions et de prendre des décisions en groupe.
La mesure dans laquelle une telle technologie peut être utilisée de manière productive dépend d'un certain nombre de variables.

Parmi celles-ci, on peut citer le nombre et le rôle des participants, la culture d'entreprise, l'accès à la technologie et l'aisance dans son utilisation, le degré de préparation et l'efficacité globale de la capacité des groupes à collaborer. Les listes de contrôle précédentes sont plus faciles à appliquer à certains groupes qu'à d'autres.

Étant donné les restrictions actuelles sur les événements professionnels en face à face, le moment est bien choisi pour les organisations de repenser le comment, le pourquoi et le quand de leurs réunions, tant pour le moment que pour le long terme. Les organisations doivent savoir clairement quels sont les objectifs qui justifient réellement la nécessité de réunions en face à face et ceux qui peuvent être atteints par d'autres méthodes.

Les principes et les lignes directrices concernant les déplacements "critiques" aideront les responsables à appliquer les règles et les politiques de manière cohérente dans toute l'entreprise.

Si l'interaction en face à face sera toujours le choix privilégié pour créer de nouvelles relations et réparer celles qui sont devenues fragiles, d'autres options - si elles sont utilisées de manière réfléchie et avec une planification minutieuse - peuvent être étonnamment efficaces pour atteindre un large éventail d'objectifs.

 

par Nancy Settle-Murphy, le 12 mars 2020 - Preparing for Virtual Meetings When Coronavirus Cancels Face-to-Face Gatherings


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