Ce qu'il faut pour organiser une grande réunion virtuelle

par Bob Frisch et Cary Greene - What It Takes to Run a Great Virtual Meeting
5 mars 2020

Diriger le changement : Pourquoi les efforts de transformation échouent (HBR Bestseller)

 

Alors que les entreprises s'efforcent de protéger leurs employés contre la propagation du coronavirus en imposant des restrictions de voyage et en organisant le travail à distance, il est fort possible que les réunions en personne avec les équipes, les clients ou les fournisseurs soient annulées pendant des jours, voire des semaines.

Dans le meilleur des cas, dès qu'un ou deux participants "se connectent" à une réunion, la productivité commence à en pâtir. La liste des raisons est longue. Les participants interprètent souvent les réunions virtuelles comme une licence pour le multitâche. Les organisateurs de réunions ont tendance à être moins attentifs à l'objectif et à la conception de la conversation. Et il n'est pas rare qu'un ou deux participants dominent la discussion tandis que d'autres restent assis et "se taisent".

Mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. Les réunions virtuelles - même impromptues, suscitées par la crainte d'une contagion - peuvent être organisées plus efficacement, en utilisant les meilleures pratiques de base en matière de réunions et une technologie facile à utiliser et peu coûteuse.

1. Utilisez la vidéo. Pour que les gens aient l'impression d'être tous à la "même" réunion, utilisez la vidéoconférence plutôt que la conférence téléphonique traditionnelle. Les technologies telles que Zoom, Skype et GoToMeeting permettent de personnaliser la conversation et de maintenir l'engagement des participants.

2. Cela dit, il faut toujours prévoir une option d'appel audio. La vidéoconférence peut très bien fonctionner, mais elle repose sur une connexion internet puissante qui n'est pas toujours disponible. Les gens doivent pouvoir participer par le biais de l'audio, mais faites bien comprendre que la vidéo est la nouvelle norme.

3. Testez la technologie à l'avance. Rien ne tue l'élan au début d'une réunion comme un délai de 15 minutes parce que les gens doivent télécharger un logiciel, ne peuvent pas faire fonctionner la vidéo, etc. Avant une réunion virtuelle, tous les participants doivent tester la technologie et s'assurer qu'ils sont à l'aise avec les principales fonctionnalités. Et n'oubliez pas que les conversations avec les fournisseurs ou les clients peuvent obliger votre équipe à se familiariser avec différents logiciels.

4. Assurez-vous que les visages sont visibles. Les vidéoconférences sont plus efficaces lorsque les participants peuvent voir les expressions faciales et le langage corporel de chacun. Demandez aux participants de s'asseoir près de leur webcaméra pour recréer l'intimité d'une réunion en personne.

5. 5. Tenez-vous en aux principes de base de la réunion. Avant la conversation, fixez des objectifs clairs et envoyez une pré-lecture si nécessaire. Pendant la séance, utilisez un ordre du jour, fixez les règles de base de la réunion, faites des pauses et définissez clairement les prochaines étapes (y compris le calendrier et les responsabilités) après chaque section et à la fin de la réunion.

6. Réduisez au minimum la durée de la présentation. La seule chose qui soit pire qu'une longue présentation en personne est une longue présentation lors d'une réunion virtuelle. Les réunions doivent être des discussions. Des informations de base doivent être fournies au préalable. Si quelqu'un doit faire une présentation, utilisez le partage d'écran pour guider la conversation, afin que les participants puissent littéralement "être sur la même longueur d'onde". Mais donnez la priorité à la conversation pour maximiser le temps que les gens se regardent.

7. Utilisez un brise-glace. Bien que nous n'en soyons pas très fans, il est important d'utiliser tous les outils pour renforcer les relations interpersonnelles lorsque les gens peuvent se sentir isolés. Il est également important de savoir si un participant peut avoir un ami proche ou un parent qui lutte contre le virus, de sorte qu'une sorte de "check in" est de rigueur.

8. Désignez un animateur. Il est généralement plus difficile de gérer une discussion virtuelle qu'une discussion en personne. Il peut être utile de désigner une personne pour guider la conversation, ce qui permet aux autres participants de se concentrer sur le contenu. L'animateur peut également utiliser un système de sondage pour "prendre le pouls" du groupe sur certaines questions et s'assurer que toutes les voix sont entendues. L'animateur doit également être capable de résoudre des questions de base sur la technologie utilisée.

9. Faire appel aux gens. Faire participer tout le monde sans se parler est l'un des aspects les plus difficiles de l'organisation d'une réunion virtuelle. Pour éviter cela, nous recommandons de faire appel périodiquement à des personnes pour qu'elles prennent la parole, même en faisant un "tour de table" virtuel avant qu'une décision ne soit prise. Certains logiciels permettent même aux participants de "lever la main" s'ils le souhaitent. Cela peut aider l'animateur à mener à bien la clôture sans risquer d'exclure les points de vue d'un participant introverti.

10. Capturez les réactions en temps réel. La collecte et le traitement de données de haute qualité au cours d'une réunion virtuelle peuvent être difficiles, d'autant plus que les repères visuels sont plus difficiles à lire. Utilisez un outil d'enquête téléphonique comme Poll Everywhere pour recueillir en temps réel les réactions des participants sur des sujets spécifiques. Gardez le sondage ouvert, séparé de la vidéoconférence pour éviter de perturber la conversation. Les participants auront besoin d'instructions claires sur la façon d'utiliser le système et les pratiques, mais les groupes s'habituent très vite et cela en vaut la peine.

11. N'ayez pas peur de vous attaquer à des questions difficiles. Les réunions virtuelles sont un comportement appris, et vous serez étonné de voir tout ce que vous pouvez en retirer une fois que vous et votre équipe commencerez à être à l'aise pour travailler de cette façon. Il peut sembler naturel d'attendre que tout le monde soit présent pour discuter des questions difficiles, mais ce n'est peut-être pas une option. N'hésitez donc pas à aborder des sujets controversés.

12. Entraînez-vous une ou deux fois pendant que vous êtes encore ensemble. Organisez votre prochaine réunion du personnel de manière virtuelle, chaque cadre étant assis dans son bureau et se rendant à la réunion sans aucune aide. Une fois la réunion terminée, rassemblez-vous et faites un compte rendu de l'expérience. Qu'est-ce qui s'est bien passé et qu'est-ce qui n'a pas marché ? Comment pouvez-vous faire évoluer vos réunions virtuelles pour les rendre aussi productives que lorsque vous vous réunissez en personne ?

Ne pas pouvoir travailler ensemble dans la même pièce avec des collègues peut devenir un défi majeur dans les prochaines semaines. Pour que les réunions virtuelles fonctionnent, vous devrez peut-être adapter la manière dont votre équipe les mène.

Mais un petit investissement dans la préparation dès maintenant pourrait avoir un impact énorme si ce moment arrive.